KI-Buchhaltung: welche Software? 5 Tools im Test

Buchhaltung ist für die meisten Unternehmer ein notwendiges Übel. Belege sammeln, Rechnungen sortieren, Kontoauszüge zuordnen, alles Aufgaben, die Zeit kosten und keinen Umsatz bringen. Die gute Nachricht: Generative KI und intelligente Automatisierung können einen Großteil dieser Arbeit übernehmen.

In diesem Artikel stellen wir fünf praxiserprobte Tools vor, die Ihre Buchhaltung automatisieren und Ihrem Steuerberater die Zusammenarbeit erleichtern.

Was KI in der Buchhaltung heute kann

Moderne KI-Tools für die Buchhaltung können:

• Belege erkennen: Foto vom Kassenbon machen, KI liest Betrag, Datum, Händler und Kategorie aus
• Rechnungen verarbeiten: Eingangsrechnungen automatisch lesen und den richtigen Konten zuordnen
• Bankbewegungen zuordnen: Kontoumsätze automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen
• Umsatzsteuer berechnen: Korrekte Steuersätze erkennen und zuweisen
• Auswertungen erstellen: Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) auf Knopfdruck

Die 5 besten KI-Tools für die KMU-Buchhaltung

1. sevDesk: Der Allrounder für Selbständige und kleine Unternehmen

Was es kann:

• Automatische Belegerkennung per Foto oder Dokumenten-Upload
• KI-basierte Zuordnung zu Buchungskategorien
• Automatischer Bankabgleich
• Rechnungserstellung und -versand
• DATEV-Export für den Steuerberater
• GoBD-konforme Archivierung

Für wen geeignet: Selbständige und kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern, die ihre Buchhaltung selbst machen und den Steuerberater nur für den Jahresabschluss brauchen.

Kosten: Ab 9 Euro pro Monat (Buchhaltung), ab 18 Euro pro Monat (inkl. Rechnungen)

Stärken:

• Sehr intuitive Bedienung, auch ohne Buchhaltungskenntnisse
• Gute Belegerkennung nach Einlernphase
• Steuerberater-Zugang inklusive
• Made in Germany, Server in Deutschland

2. Lexoffice: Die smarte Lösung von Lexware

Was es kann:

• KI-gestützte Belegerkennung (OCR plus Machine Learning)
• Automatische Kategorisierung von Ausgaben
• Bankanbindung mit intelligentem Matching
• Angebote, Rechnungen und Mahnungen
• DATEV-Schnittstelle
• Lohnabrechnung (im höchsten Tarif)

Für wen geeignet: Ähnlich wie sevDesk, besonders stark bei Freiberuflern und Dienstleistern. Gute Wahl, wenn Sie auch Lohnabrechnung benötigen.

Kosten: Ab 8 Euro pro Monat (S), ab 14 Euro pro Monat (M), ab 20 Euro pro Monat (L mit Lohn)

Stärken:

• Seit Jahrzehnten etabliert (Lexware-Familie)
• Sehr gute DATEV-Integration
• Mobile App für Belegerfassung unterwegs
• Regelmäßige Updates mit neuen KI-Funktionen

3. GetMyInvoices: Der Beleg-Autopilot

Was es kann:

• Automatisches Einsammeln von Rechnungen und Belegen aus über 10.000 Online-Portalen
• Verbindet sich mit Ihren Lieferanten-Portalen (Amazon, Telekom, Deutsche Bahn etc.)
• Liest E-Mail-Postfächer nach Rechnungen ab
• Automatischer Export an Buchhaltungssoftware oder Steuerberater
• OCR-Erkennung für Papierbelege

Für wen geeignet: Unternehmen, die viele Online-Rechnungen von verschiedenen Anbietern bekommen und das manuelle Einsammeln und Sortieren loswerden wollen.

Kosten: Ab 12 Euro pro Monat

Stärken:

• Spart die lästigste Aufgabe: Belege zusammensuchen
• Kombinierbar mit sevDesk, Lexoffice, DATEV und anderen
• Einmal eingerichtet, läuft es automatisch
• Besonders wertvoll für Unternehmen mit vielen Lieferanten

4. Candis: Rechnungsmanagement für wachsende Teams

Was es kann:

• KI-basierte Rechnungserkennung und -prüfung
• Digitaler Freigabeworkflow (Wer darf welche Rechnungen genehmigen?)
• Automatische Kontierung (lernt aus Ihren Buchungen)
• DATEV-Export in Echtzeit
• Zahlungsvorschläge und automatische Überweisungen

Für wen geeignet: Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern, die einen strukturierten Freigabeprozess für Rechnungen brauchen. Besonders stark, wenn mehrere Personen Rechnungen prüfen und genehmigen müssen.

Kosten: Ab 50 Euro pro Monat (abhängig von der Beleganzahl)

Stärken:

• Bester Freigabeworkflow im Vergleich
• Lernt mit jeder Rechnung dazu (KI wird besser)
• Nahtlose DATEV-Integration
• Reduziert Durchlaufzeit von Rechnungen massiv

5. DATEV Unternehmen online: Die Steuerberater-Lösung

Was es kann:

• Digitaler Belegaustausch mit Ihrem Steuerberater
• Automatische Belegzuordnung
• Bankanbindung und Zahlungsverkehr
• Integration in die DATEV-Welt Ihres Steuerberaters
• GoBD-konforme Belegarchivierung

Für wen geeignet: Unternehmen, die eng mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeiten und den Belegaustausch digitalisieren wollen.

Kosten: Über den Steuerberater, typischerweise 20 bis 50 Euro pro Monat

Stärken:

• Maximale Kompatibilität mit dem Steuerberater
• Etablierter Standard in Deutschland
• Rechtssicher und GoBD-konform
• Ihr Steuerberater kennt das System bereits

Wie Sie das richtige Tool wählen

Frage 1: Wie arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater?

• Steuerberater macht alles: DATEV Unternehmen online oder GetMyInvoices
• Sie machen Vorbuchhaltung, Steuerberater den Rest: sevDesk oder Lexoffice
• Sie machen alles selbst: sevDesk oder Lexoffice im Vollumfang

Frage 2: Wie viele Belege haben Sie pro Monat?

• Unter 50: sevDesk oder Lexoffice reichen völlig
• 50 bis 200: GetMyInvoices als Ergänzung sinnvoll
• Über 200: Candis für strukturierte Workflows

Frage 3: Wer arbeitet mit dem Tool?

• Nur Sie: sevDesk oder Lexoffice
• Mehrere Mitarbeiter mit Freigaben: Candis
• Steuerberater als Hauptnutzer: DATEV Unternehmen online

Was KI nicht ersetzen kann

Trotz aller Automatisierung bleibt der Steuerberater wichtig:

• Steuerliche Gestaltung: KI optimiert keine Steuerstrategie
• Jahresabschluss: Die Erstellung von Bilanz und GuV erfordert Fachwissen
• Sonderfälle: Betriebsprüfungen, internationale Geschäfte, komplexe Sachverhalte
• Beratung: Investitionsentscheidungen, Rechtsformwahl, Unternehmensnachfolge

KI-Tools machen die operative Buchhaltung effizienter. Sie ersetzen nicht die strategische Steuerberatung.

Implementierung: So starten Sie

Woche 1-2: Tool auswählen und einrichten

• Kostenlosen Testzeitraum nutzen (alle genannten Tools bieten einen an)
• Bankkonten anbinden
• Lieferantenportale verbinden (bei GetMyInvoices)
• Steuerberater einladen

Woche 3-4: Einlernphase

• Erste Belege erfassen und Zuordnungen prüfen
• KI-Vorschläge korrigieren (das System lernt daraus)
• Kategorien und Konten anpassen
• Workflow mit dem Steuerberater testen

Ab Woche 5: Regelbetrieb

• Belege laufend erfassen (am besten sofort, nicht sammeln)
• Monatlicher Check der automatischen Zuordnungen
• Regelmäßiger Export an den Steuerberater

Zeitersparnis realistisch einschätzen

Aufgabe	Manuell	Mit KI-Tool
Belege sammeln und sortieren	4-8 Stunden/Monat	30 Minuten/Monat
Rechnungen prüfen und buchen	3-6 Stunden/Monat	1 Stunde/Monat
Bankabgleich	2-4 Stunden/Monat	15 Minuten/Monat
Gesamt	9-18 Stunden/Monat	1,5-2 Stunden/Monat

Bei einem Unternehmerstundensatz von 80 Euro sparen Sie 600 bis 1.280 Euro pro Monat an Arbeitszeit.

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