Managed IT vs. Inhouse IT: Kostenvergleich für 5-50 Mitarbeiter
Managed IT oder eigene IT-Abteilung? Kostenvergleich mit echten Zahlen für Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern. Alle Vor- und Nachteile.
Sobald ein Unternehmen auf 10, 20 oder 30 Mitarbeiter wächst, wird die IT-Frage drängend: Stellen wir einen eigenen IT-Mitarbeiter ein, oder beauftragen wir einen externen Managed-IT-Dienstleister? Beide Modelle haben klare Vor- und Nachteile, und die richtige Wahl hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Branche und den Anforderungen ab.
In diesem Artikel vergleichen wir beide Modelle mit konkreten Zahlen und helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.
Was ist Managed IT?
Bei Managed IT übernimmt ein externer Dienstleister die komplette oder teilweise IT-Betreuung Ihres Unternehmens. Typische Leistungen:
- Monitoring: Überwachung aller Systeme rund um die Uhr
- Wartung: Updates, Patches, Sicherheitskonfiguration
- Helpdesk: Ansprechpartner für IT-Probleme Ihrer Mitarbeiter
- Backup: Automatische Datensicherung und Wiederherstellung
- Cyber Security: Firewall, Antivirus, Bedrohungserkennung
- Beratung: Strategische IT-Planung und Einkaufsberatung
- Fernwartung: Schnelle Problemlösung ohne Vor-Ort-Termin
Was bedeutet Inhouse IT?
Bei Inhouse IT stellen Sie einen oder mehrere IT-Mitarbeiter fest an. Diese kümmern sich um alle IT-Themen in Ihrem Unternehmen, von der Drucker-Einrichtung bis zur Server-Wartung.
Der Kostenvergleich: Drei Unternehmensgrößen
Szenario 1: 5-10 Mitarbeiter
Inhouse IT (Teilzeit / Minijob):
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Minijob IT (520 Euro/Monat) | 520 Euro |
| Arbeitgeberanteil | 115 Euro |
| Hardware/Software für IT-Mitarbeiter | 50 Euro (anteilig) |
| Weiterbildung | 40 Euro (anteilig) |
| Vertretung bei Urlaub/Krankheit | unbezahlbar |
| Gesamt | ca. 725 Euro |
Problem: Für 520 Euro im Monat finden Sie keinen qualifizierten IT-Spezialisten. Und ein Minijobber ist nicht erreichbar, wenn um 14 Uhr der Server ausfällt.
Managed IT:
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Managed IT Paket (10 Arbeitsplätze) | 500-800 Euro |
| Server-Monitoring und Backup | inklusive |
| Helpdesk und Fernwartung | inklusive |
| Vor-Ort-Service (bei Bedarf) | nach Aufwand oder inklusive |
| Gesamt | 500-800 Euro |
Empfehlung: Bei 5-10 Mitarbeitern ist Managed IT fast immer die bessere Wahl. Sie bekommen ein ganzes Team von Spezialisten zum Preis eines Minijobbers.
Szenario 2: 15-25 Mitarbeiter
Inhouse IT (1 Vollzeit-Mitarbeiter):
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Gehalt IT-Administrator (brutto) | 3.500-4.500 Euro |
| Arbeitgeberanteil (ca. 21%) | 750-950 Euro |
| Arbeitsplatz und Ausstattung | 200 Euro (anteilig) |
| Weiterbildung und Zertifizierungen | 150 Euro (anteilig) |
| Software-Lizenzen für IT-Management | 100-300 Euro |
| Vertretung (Urlaub, Krankheit) | schwer kalkulierbar |
| Gesamt | 4.700-6.100 Euro |
Managed IT:
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Managed IT Paket (25 Arbeitsplätze) | 1.250-2.500 Euro |
| Server-Betrieb und Monitoring | inklusive |
| Security-Paket | inklusive |
| Strategische IT-Beratung | inklusive (quartalsweise) |
| Gesamt | 1.250-2.500 Euro |
Kosteneinsparung mit Managed IT: 2.200-3.600 Euro pro Monat, das sind 26.000-43.000 Euro pro Jahr.
Szenario 3: 30-50 Mitarbeiter
Inhouse IT (1-2 Mitarbeiter):
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Gehalt IT-Admin + IT-Leitung | 7.000-9.000 Euro |
| Arbeitgeberanteil | 1.500-1.900 Euro |
| Arbeitsplätze und Ausstattung | 400 Euro (anteilig) |
| Weiterbildung | 300 Euro (anteilig) |
| Server-Infrastruktur (on-premises) | 500-1.500 Euro (anteilig) |
| Software-Lizenzen | 300-600 Euro |
| Gesamt | 10.000-13.400 Euro |
Managed IT:
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Managed IT Paket (50 Arbeitsplätze) | 3.000-5.000 Euro |
| Server-Betrieb und Cloud | inklusive |
| Security und Compliance | inklusive |
| Strategische IT-Beratung | inklusive (monatlich) |
| Gesamt | 3.000-5.000 Euro |
Hybridmodell (häufig bei dieser Größe):
| Posten | Monatliche Kosten |
|---|---|
| 1 Inhouse IT-Koordinator | 4.200-5.400 Euro (inkl. AG-Anteil) |
| Managed IT (Co-Managed) | 1.500-3.000 Euro |
| Gesamt | 5.700-8.400 Euro |
Empfehlung: Ab 30 Mitarbeitern kann ein Hybridmodell sinnvoll sein: Ein interner IT-Koordinator für die täglichen Fragen und ein Managed-IT-Partner für Infrastruktur, Security und strategische Themen.
Vorteile von Managed IT
1. Breiteres Fachwissen
Ein einzelner IT-Mitarbeiter kann nicht in allen Bereichen Experte sein: Netzwerk, Security, Cloud Computing, Microsoft 365, Backup, Telefonie. Ein Managed-IT-Team hat Spezialisten für jeden Bereich.
2. Verfügbarkeit
Ihr IT-Mitarbeiter hat 30 Tage Urlaub, wird krank und hat Feierabend. Ein Managed-IT-Dienst bietet definierte Reaktionszeiten und oft 24/7-Monitoring.
3. Skalierbarkeit
Wenn Sie wachsen, wächst der Managed-IT-Service mit, ohne Recruiting, Einarbeitung und zusätzliche Personalkosten.
4. Planbare Kosten
Feste Monatspauschalen statt unvorhersehbarer Personalkosten und überraschender Hardware-Ausfälle.
5. Aktuelle Technologie
Managed-IT-Anbieter investieren kontinuierlich in Weiterbildung und Werkzeuge. Ihr einzelner IT-Mitarbeiter muss sich die Zeit für Fortbildung oft mühsam freischaufeln.
Vorteile von Inhouse IT
1. Direkte Verfügbarkeit
Ein interner Mitarbeiter sitzt im Büro und kann sofort auf Probleme reagieren, ohne Ticket-System und Wartezeit.
2. Unternehmenskenntnis
Ein interner Mitarbeiter kennt Ihre Prozesse, Mitarbeiter und Eigenheiten. Dieses Wissen muss ein externer Dienstleister erst aufbauen.
3. Vertraulichkeit
Sensible Daten und Systeme bleiben intern. Allerdings arbeiten auch Managed-IT-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsverträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
4. Kulturelle Integration
Ein interner IT-Mitarbeiter ist Teil des Teams und versteht die Arbeitskultur.
Wann sich welches Modell lohnt
Managed IT empfehlen wir bei:
- 5-25 Mitarbeitern: Die Kosten für einen Vollzeit-IT-Mitarbeiter stehen in keinem Verhältnis zum Nutzen
- Kein IT-Kerngeschäft: Wenn IT ein Werkzeug ist, nicht Ihr Produkt
- Wachsende Unternehmen: Schnelle Skalierung ohne Recruiting-Aufwand
- Remote-Teams: Wenn Mitarbeiter verteilt arbeiten und der IT-Support nicht physisch vor Ort sein muss
- Hohe Sicherheitsanforderungen: Wenn Sie professionelles Security-Monitoring brauchen
Inhouse IT empfehlen wir bei:
- 50+ Mitarbeitern: Ab dieser Größe rechnet sich ein internes Team
- IT-nahen Branchen: Softwareentwicklung, Ingenieurbüros, Medienproduktion
- Spezielle Compliance-Anforderungen: Wenn Regulierungen einen internen IT-Verantwortlichen vorschreiben
- Komplexe On-Premises-Infrastruktur: Eigene Server, Produktionsanlagen, Spezialsoftware
Hybridmodell bei:
- 25-50 Mitarbeitern: Ein interner Ansprechpartner + externer IT-Partner für Spezialthemen
- Wachsenden Unternehmen: Start mit Managed IT, dann schrittweise internes Team aufbauen
- Unternehmen mit Spezialsoftware: Intern betreuen, was branchenspezifisch ist, extern alles andere
Die versteckten Kosten der Inhouse IT
Diese Kosten werden bei der Entscheidung für einen internen IT-Mitarbeiter oft vergessen:
- Recruiting: 3.000-8.000 Euro pro Einstellung (Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche, Onboarding)
- Fluktuation: Ein IT-Admin bleibt im Schnitt 2-3 Jahre. Dann beginnt das Recruiting von vorn
- Einarbeitung: 2-4 Monate, bis ein neuer IT-Mitarbeiter Ihre Systeme kennt
- Abwesenheit: 30 Tage Urlaub + Krankheit + Fortbildung = ca. 8 Wochen pro Jahr ohne IT-Support
- Überforderung: Ein einzelner IT-Mitarbeiter wird zum Flaschenhals. Jede Abwesenheit wird zur Krise
- Fachliche Entwicklung: IT-Technologie ändert sich schnell. Ohne regelmäßige Fortbildung (2.000-5.000 Euro pro Jahr) veraltet das Wissen
So wählen Sie den richtigen Managed-IT-Anbieter
Wenn Sie sich für Managed IT entscheiden, achten Sie auf diese Kriterien:
- Reaktionszeiten: Definierte SLAs (Service Level Agreements). Wie schnell wird auf kritische Probleme reagiert?
- Erreichbarkeit: Helpdesk-Zeiten und Notfall-Erreichbarkeit
- Transparenz: Klare Preismodelle ohne versteckte Kosten
- Referenzen: Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größe und Branche
- Standort: Ein regionaler Anbieter kann bei Bedarf auch vor Ort unterstützen
- Vertragslaufzeit: Flexible Verträge mit fairen Kündigungsfristen
- Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung und AV-Vertrag
Fazit
Für die meisten Unternehmen mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist Managed IT die wirtschaftlichere und professionellere Lösung. Sie erhalten ein ganzes Team von Spezialisten zu einem Bruchteil der Kosten eines internen IT-Mitarbeiters, mit besserer Verfügbarkeit und breiterem Fachwissen. Ab 30-50 Mitarbeitern kann ein Hybridmodell mit internem IT-Koordinator und externem Managed-IT-Partner die beste Balance bieten.
Sie suchen einen zuverlässigen IT-Partner für Ihr Unternehmen? webAION bietet Managed IT-Services für kleine und mittelständische Unternehmen in Hamburg und Norddeutschland. Von der IT-Infrastruktur über Security bis zur strategischen IT-Beratung. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erhalten Sie ein individuelles Angebot.
Bereit für den nächsten Schritt?
Berechnen Sie jetzt das Potenzial Ihres Projekts.
Was kostet Sie eine schlechte Website?
Schlechtes Design kostet Vertrauen – und damit Umsatz. Berechnen Sie Ihr Potenzial.
Typisch sind 1% - 3%.
Ihr ungenutztes Potenzial
pro Monat durch 30% UX-Optimierung
- Mehr Anfragen durch klare Call-to-Actions
- Höhere Sichtbarkeit durch Google-Optimierung